400人規模アウトドアイベント お花見ワイン会の開き方(後半)

 

400人規模お花見ワイン会の運営方法、運営手順について、塚本独自のノウハウを交えて説明します。後半編。

開催のサンプルデータはこちら

1.土日の連日開催。
2.会場は代々木公園。
3.両日で参加者のべ400名想定。
4.ワインは主催者提供。
5.食べ物は参加者持参。

 

 

<目次>

1.前日までの準備
(消耗品)


2.用意するもの(備品・運営品・その他)


3.
タイムスケジュール


4.当日準備から会場到着まで

5.会場到着から準備まで

6.受付から終了まで

7.終了から片付け

8.翌日まで

 

5.会場到着から準備まで

 

駐車場からシートを広げる現場まで必要なものを運ぶ。カート2回分の量。

・ホワイトシート 3枚
・ペグ
・ハサミ
・ごみ袋
・レジャーシート大
・レジャーシート小
・ごみ箱
・折り畳みチェアー

その他の荷物はスタッフが到着したら運んでもらう。

 

 

レジャーシート1枚の設置時間は慣れると15分。初回は30分、3枚で1時間半要する。

駐車場からの運搬開始時刻は初回は6:00、2回目は6:30、3回目以降は7:00。

たとえ準備に時間を要さなくても、7:00以降だと今度は場所取りに弊害が出てくる。

 

 

ホワイトシートの設置の手順

写真のようにL字にする。

シートの無い部分は必ず公園中央サイド。

これが公園中央サイドの逆、桜の木のサイドだった場合、他の一般客がテリトリーに侵入してきてシートを広げだすのでNG。

まず1枚目のシートの起点を決めて広げる。

何重にも折りたたまれているけど、一度地面に接した面が最終的に表面にならないよう最初に注意する。

1枚のホワイトシートに40箇所ペグを止める穴がある。3枚計120箇所。基本すべて止める。少なくとも半分の60箇所は止める。

ペグを止める順番などキレイにシートを敷くにはある程度順番があるがその説明は省略する。

経験と慣れとセンスでうまく敷けるようになる。

 

 

ホワイトシートを敷いたら、ワインサーブ場所のレジャーシート大やレジャーシート小を敷く。

20m×20mの正方形になるよう、芝生のエリアに折り畳みチェアーを並べて線引きしテリトリーを確保する。

 

 

スタッフ集合時間にスタッフが集まったら駐車場まで向かう。

必ず遅れて来るスタッフがいる。

カートが3台なら3人がカート。他の人は手運び。

ワインをカートに載せるは2箱。3箱載せれるスペースがあっても坂を引くのが大変になるので2箱。

泡を先に冷やすため、泡を6箱(2箱×カート3台)運ぶ。クーラーボックスと氷を手運びする。

主催者は運搬する荷物を車外へすべて出し、スタッフにすべて運ぶように伝え、車のドアをロックかけ現場に戻る。

運搬中に一般客やら警備員やら、カート禁止と言ってくる人に出くわすこともある。

 

 

運んできた荷物は乱雑に置いてもらう。

まずはスタッフの乾杯用の泡をいち早く冷やすために、クーラーボックスで泡を冷やす。

クーラーボックスはすべて泡。少なくとも受付開始直後までは泡しか冷やさない。

氷節約のため氷の袋を開けるのと開けないのとハイブリッドで冷やす。

お客さんに冷えたワインを提供するために、主催者の重要な業務のひとつとして、いかに氷を大切に使うかがある。

普通に使ってたら氷64kgなんて早々に無くなる。

 

 

白6本/ロゼ6本/白6本/ロゼ6本、ワインクーラー4つを冷やす。

氷が解けてしまうのを遅らせるため、受付開始30分前に冷やす。

ワインクーラーやクーラーボックスに水は絶対に入れない。

途中、ワインクーラー内の氷が解けて水分の多い氷水へと変わってくるので、イベント中できたら2回、最低1回、完全に氷だけに入れ替える。

ワインクーラー内の氷が解けて冷たい状態の水も貴重な保冷水なので、捨てずにクーラーボックスへ移動する。

クーラーボックス内の氷とワインクーラー内の水がチェンジされ、最終的にはクーラーボックス内の氷はゼロになるイメージ。

 

 

スタッフが荷物を全部運び終わったら、集合してイエローカップに名前を書いてもらって泡を開けて乾杯する。

スタッフ表を見せて説明をする。

説明終わったら受付開始時間まで食事しながら休憩してもらう。

 

 

主催者はひとりでセッティング。

ワインサーブ前に参加者が陣取り、他の参加者のサーブの邪魔にならないように、ワインサーブ前にはお茶などの箱を置く。

ある程度参加者が来て、そこのスペースには参加者が陣取る恐れが無くなったら箱を撤去する。目安は開始30分~1時間後。

 

 

ローテーブルは倒壊しないようにしっかり固定されるように組み立てる。

 

6.受付から終了まで

 

告知では12:00受付開始だけど、フライングして早く来る参加者がいるので、11:45から受付開始する。

 

 

受付は、受付スタッフ2名、カップスタッフ2名、ウェルカムスタッフ2名の計6名で行う。

おかわりサーブスタッフ2名の全体では1日のスタッフは8名。

 

 

受付スタッフ2人は両者の間で、完全独立で参加者と対応する。

2人の間に透明の板があるつもりで対応する。

 

 

受付/カップ/ウェルカム、3人が1セット。左右で2セット。

シートの入り口は2ヵ所。お客さんは受付した側のシート入り口から入ってもらう。

 


受付はお客さんに対して
「こんにちは」
「ご予約名をお伺いします」

挨拶の後に
「事前決済はお済ですか」
を入れてもいい。

事前決済リストに名前がなければ当日現金リストを確認。

それでも該当なしなら、スタッフは主催者を呼び主催者が対応。

 

 

カップは名前を聞いてスタッフがシールに名前(カタカナ又はひらがな)を書きお客さんに手渡す。

男性は苗字、女性は下の名前。

お客さんにカップとペンを手渡して書いてもらう方法もある。

ただし、ペンを返してもらう手間が掛かるのと、口を付ける箇所を触らずにカップを手渡すのは、両手がふさがっていて困難。

ウェルカムドリンクのサーブも間をおかずに行うのが困難。

 

 

ウェルカムはサーブ直後に、誘導の声掛けをする。
「奥の方からお願いします」

声を掛けずに放っておくと、お客さんは靴を脱いで入口を塞ぐ場所に座り出す。次に来る他のお客さんの邪魔になる。

また、靴を脱がずに立ったまま受付周りに溜まりだす。

 

 

おかわりサーブスタッフは、ワインのコルクを全部あける。

泡に限っては、気が抜けないようにコルクは開けずにシールだけ剥がしておく。コルクが飛び出す恐れがあり危険なので金具を外してコルクだけの状態にはしない。

 

 

常温のワインのどの種類を冷やすか(クーラーボックスに入れるか)は、主催者が行う。

クーラーボックスを2個用意し、スタッフから見て手前のクーラーボックスは完全に冷えたワインのみを移す。

スタッフは手前のクーラーボックス内の冷えたワインをワインクーラーに補充する。

ひとつのワインクーラーに白・ロゼは各6本。泡は4~5本。常に入れておく。ワインが倒れてボトル内に水が入らないようにするためという理由が第一。

 

 

空いたワインボトルはカートに置いてもらう。

主催者は45Lごみ袋1つに空のワインボトルを10本入れて縛る。

ワイン箱の段ボールは足でつぶして90Lごみ袋に入るだけ入れて縛る。

 

 

冷やすスペースに余裕があれば、赤ワインも冷やす。

通常赤ワインは常温で飲むものだけど、アウトドアの場合、常温というより生温かくなってるので、キンキンに冷やさないでもある程度冷やして提供する。

 

 

イベント中の主催者の仕事は主に4つ。

・受付リストに名前が見つからない参加者の対応
・氷の管理
・どの種類のワインを冷やすのかの選択
・空きボトルと段ボールの処分

 

 

受付は14:00で締める。その後に来た参加者は主催者が対応。

スタッフテーブルには、スタッフの貴重品や金庫が入ってるので孤立させずにサーブ場所近くのスタッフの目の届く安全な場所まで移動させる。

後の集計のために、受付リストを見渡して、注意書きや不明点の箇所について担当受付スタッフに尋ねる。

 

7.終了から片付け

 

ワインは終了時間(15:00)までサーブ。

終了時間近くなってきたら、無駄にワインを開けないように調整する。

ラスト5分はワインをワインクーラーから出してサーブする。

 

 

終了時、または終了間際に残ったワインの本数を種類ごとにカウントしてメモしておく。

 

 

参加者にイベント終了時間が来たことを知らせる意味も含めて、スタッフは45Lをもってごみ回収する。

ペットボトル以外は分別無しで可。

参加者に対して
「ごみを回収します」と言ってごみ袋を広げると、参加者がごみを放り込んでくれるから楽。ひとつのテクニック。

 

 

ペグを全部抜く。ペグは再利用。

 

 

ごみ袋が溜まってきたら、カートに積んで、ごみ処理場までごみ運搬し処分。

 

 

ホワイトシートを丸めて90Lごみ袋に入れる。

手や腕や衣服が汚れて泥まみれになるので、これだけは主催者の仕事。

参加者が全員いなくなってから行うのではなく、端の方から徐々に丸めていく。

丸め方は通常の逆。シート裏は泥まみれなので、常にシート表を触れるように内巻きで巻いていく。

 

 

荷物を車の前まで運ぶ。主催者が現場にいるので荷物を車の前に置いてスタッフに戻って来てもらうよう伝える。

 

 

最後、全員で車の前まで行き、解散。

ワインボトルお土産を自由に取ってもらう。

その場で種類チェックでカウントしてもいいが、面倒なので自由に取ってもらって後で全体数をカウントする。

スタッフが解散した後、主催者はひとりで車に荷物を積む。

 

8.翌日まで

 

車は駐車場にそのまま置いて温泉スパに行く。東京ドームラクーアを推奨。

 

 

翌朝駐車場に戻り、氷の買い出しに車でメガドン・キホーテ渋谷店に向かう。

駐車場は千円札しか利用できないので、予め用意しておく。

 

 

前日と同様にシート張りの準備をする。

慣れているので準備開始時間は前日より30分遅らせても可。

 

 

その後の運営は前日と一緒。

帰りは自宅までの運転があるので、何時からは一切お酒を飲まないというルールを作り、必ず守る。

運転に気を付けて帰る。睡魔が襲ってきたら途中仮眠して安全運転を心がける。

 

 

レンタカーを返却して帰ってゆっくり休む。