400人規模アウトドアイベント お花見ワイン会の開き方(前半)

 

400人規模お花見ワイン会の運営方法、運営手順について、塚本独自のノウハウを交えて説明します。

開催のサンプルデータはこちら

1.土日の連日開催
2.会場は代々木公園
3.両日で参加者のべ400名想定
4.ワインは主催者提供
5.食べ物は参加者持参

 

 

<目次>

1.前日までの準備
(消耗品)


2.用意するもの(備品・運営品・その他)


3.
タイムスケジュール


4.当日準備から会場到着まで

5.会場到着から準備まで

6.受付から終了まで

7.終了から片付け

8.翌日まで

 

1.前日までの準備(消耗品)

 

ワイン
カップ
紙皿(大)
紙皿(小)
紙皿(深)
割箸
キッチンペーパー
ごみ袋90L
ごみ袋45L
ホワイトシート

 

 

実際の正確な参加人数は当日にならないとわからない。申込者数も開催間近にならないとわからない。

 

ただ、過去の開催データの記録を毎回取り、およその推定参加人数を予測する。

消耗品は当日数量不足で在庫が無くなってしまわないように多めに用意する。

 

残ったものは自宅に持ち帰って保管し、後日またバーベキューなどのアウトドアイベントで使用する。

 

【ワイン】

<お花見>

泡 45%|白 20%|ロゼ 20%|赤 15%

<春秋BBQ>

泡 45%|白 22%|ロゼ 15%|赤 18%

<夏BBQ>

泡 45%|白 25%|ロゼ 15%|赤 15%


参加者に自由に制限なく飲んでもらった場合、おおむねこのような割合でワインが消費される。

イベント中にワインが無くなってしまわないように本数を用意するだけでなく、その上位の顧客満足度を追及するとなると、泡・白・ロゼ・赤の4種類、イベント終了までどれも切らさないようにするのがベスト。


ワイン会イベントは、開催時間に応じて以下のワインの本数が消費される(スタッフが飲む分も含める)

4時間開催の場合 ⇒ 参加者数×1.25本

3時間開催の場合 ⇒ 参加者数×1.10本

2時間開催の場合 ⇒ 参加者数×0.95本


長時間開催は、泥酔者の数も増えるので避け、アウトドアイベントは3時間、屋内イベントは2時間が適切。

400名想定の場合は、40箱480本のワインを持参。

ワイン種別は

泡: 216本(18箱)45%
白:  96本( 8箱)20%
ロゼ: 72本( 8箱)20%
赤:  72本( 6箱)15%


ワインが自宅に届かず当日ワインが無いトラブルは絶対に避けなくてはならない。

もしも発注ミスでワインが届かないとわかった後も、新に発注して対応可能な日程、余裕をもったリカバリー可能な日程で自宅に配送もらう。

ワインボトル1本は、瓶の重さも含めて約1kg。

マツコ・デラックスの体重が約140kgなので、480本のワインは約480kgでマツコ・デラックスの3人分を超える重さ。

配達時間帯を指定して
再配達にならないよう、必ずその時間帯には家にいて受け取れるようにする。

 


【カップ】

持つとペコペコする強度の弱い透明プレスチックカップは使わない。

「パーティーグラス 5個入(アートナップ株式会社)」を購入する。

基本は1人1個だけど、割れたり紛失したりがあるので、多めに用意する。

当日は各参加者の名前をカップに貼ったシールに書くため、予めすべてのカップにシールを貼っておく。



カップに名前を書くのは主に3つの理由がある。

1.自分のカップが分かるように。

2.参加者同士で相手の名前がわかるように。

3.主催側からみて参加証の意味合い。

 

 

2番目の理由から、女性は下の名前、男性は上の名前(苗字)を書く。カタカナでもひらがなでもどちらでもよい。

男女ともにフルネームを聞いて、片方の名前を書いてもいいし、もしくは男性は上の名前だけ、女性は下の名前だけを聞いてもよい。

複数人で参加される方々は、代表者は受付で名前を言うのを聞き、お連れさんは個々に名前を聞く。



参加者用のカップはブルーだけど、スタッフ用のカップはイエローを使う。

スタッフはカップを常に持参していないことが多いので、カップを色分けして見失わないようにするための意味も含む。

ブルーカップ480個、イエローカップ40個を持参。


【紙皿】

紙皿(大)紙皿(小)紙皿(深)はそれぞれ以下。

「リーフ (ワンセットトレー) 50枚入(株式会社北原産業)」

「ホワイトプレート(直径18cm) 30枚入(アートナップ株式会社)」

「ペーパーボウル(直径15cm) 50枚入(アートナップ株式会社)」


タイプ別、大きさ別の紙皿を3種類用意する。参加者に自由に使用してもらう。

紙皿(大)200枚、紙皿(小)300枚、紙皿(深)100枚を持参。

 

【割箸】

竹製で21cmを用意する。

300個を持参。

参加者の皆さんは割箸を持参している方が多いため、人数×0.5本しか使用されない。

 

 

【キッチンペーパー】

何かと便利。メーカーはどこでもいい。

6個を持参。

 

 

 

【ごみ袋90L】

厚さ0.04mm以上のものを用意。

当日は、ワインボトル12本が入った段ボール用と、ホワイトシート用のごみ袋として使用。

50枚を持参。

 

 

 

【ごみ袋45L】

厚さ0.03mm以上のものを用意。

上記2つ以外のすべてで使用。


100枚を持参。

 

 

 

【ホワイトシート】

「ホワイトシート産業用(#1200)(10m×10m)(ガテン市場) 」

6枚を持参。

土曜日の会に3枚、日曜日の会に3枚、それぞれ新品を敷く。再利用はせず当日に処分する。

10m×10mのシート1枚あたり参加者数50~70が適切。

1枚あたり、参加者数40だとスカスカで寂しい。参加者数80だと密度が高く快適さが損なわれる。

3枚300㎡は参加者数150~210が適切。

 

2.前日までの準備(備品・運営品・その他)

 

スタッフ表
金庫
お釣り
ボールペン
マジックペン
ワインオープナー(2個)
コルクケース(5個)
ナプキン(12枚)

ざる(1個)

ワインボトルケース(20個)
主催者用サンダル
ペグ(120本)
レジャーシート大(1枚)
レジャーシート小(2枚)
受付テーブル(1台)
ローテーブル(2台)
チェアー(10個)
ごみ箱(2個)
クーラーボックス(2個)
クーラーバッグ(8個)
ワインクーラー(8個)
収納ボックス大(4個)
収納ボックス小(2個)
紙皿用ケース(2個)
キャリーバッグ(4個)

 


【スタッフ表】

当日のスタッフ役割や休憩時間をスタッフ同士で決めてもらうのではなく、予め主催者側で時間割を作成して指定する。

スタッフは9名(内フルタイムスタッフ6名以上/前半スタッフ3名未満)

8名でも10名でも可。

2名一組でABCDを担当する。9名~10名ならABCDE。

3名一組でABCでも可。

休憩時間以外にもどうしてもトイレに行きたくなることがあるので、2名以上一組で担当し、休憩時間以外でも自由にトイレに行ってもらう。

因みにトイレは長蛇の列のため、主催者は列に並んでトイレに行くことはしない。20~30分並ぶことになり、その時間現場から離れなくてはならなくなる。毎度木陰で用を足す。

 


【コルクケース】

ワインボトルのコルクを抜いた後のごみ箱の役目。ダイソーで購入。

ワインオープナーの保管場所としても利用。

 

カップに名前を書くためのボールペン置場として1つは受付で利用。

 

【ナプキン】

いわゆるトーションの代わり。ニトリでテーブルクロスを購入。

ワインサーブ時やテーブルの台拭きとしても利用。6枚×2日間。

 

【ざる】

クーラーボックス内の氷をすくうために利用。手で氷をすくった場合、あまりの氷水の冷たさに辛いのであると便利。ダイソーで購入。

 

【ワインボトルケース】

スタッフに謝礼としてワインボトルを持って帰ってもらう場合に利用するケース。

【主催者用サンダル】

主催者は、ワインサーブ場所のスタッフエリアとそのエリア外を何度も行ったり来たりするので、運動靴1足では靴を履くのに手間が掛かる。サンダルがあると靴の脱ぎ履きに便利。

 

【ペグ】

 

ホワイトシート、レジャーマット用。

 

 

【レジャーシート大】

 

お花見は着席スタイルなので主催者で用意する荷物置場は不要。

 

 

【レジャーシート小】

 

スタッフ休憩エリア、ワイン置場として利用。3畳タイプを購入。

 

 

【受付テーブル】

ドッペルギャンガーのマルチキッチンテーブルを推奨。

アウトドアは特にスタッフの貴重品を含む荷物の保管場所に悩むけど、このテーブル内に荷物を入れれるタイプのものは重宝する。

警備員に高さについて指摘されたら横に倒す。

 

 

【ローテーブル】

代々木公園内では、膝より下の高さのテーブルしか利用してはならないため、サーブするワイン置場用としてローテーブルが必要。

 

 

【チェアー】

サーブするスタッフ用として4脚だが一箱の10脚を持参すると、残りの6脚をテリトリー確保の仕切りとしても利用できる。

 

【ごみ箱】

アウトドア用のおしゃれな組み立て式。風で飛ばされる軽量タイプはNG。

 

ごみ袋を止めるクリップを別途購入。

 

 

【クーラーボックス】

ワインを冷やしはじめ用と、冷やし切った用とで2つあると便利。

 

 

【クーラーバッグ】

安価なものは重たい氷を入れて運ぶと頻繁に壊れるのでNG。

丈夫なタイプでかつ折り畳み可能タイプを推奨。

 

 

【収納ボックス大】

運ぶためだけでなく、現地でワインサーブのローテーブルと同様の役割をする。

 

【紙皿用ケース】

春は風が強く、紙皿が風で飛ばされるため、その防止策としてケースを利用。

 

【キャリーバッグ】

ワインクーラーやレジャーシート、その他の運搬用。

 

3.タイムスケジュール

 

<サンプル>

20:00 レンタカー借りる
20:30 自宅で荷物積み込み
22:00 参加者リスト作成
23:00 お風呂
00:00 就寝
03:00 起床
03:30 出発
04:00 氷類買い出し
05:30 現地到着
06:00 シート運搬
06:30 シート張り
10:00 スタッフ到着
10:00 荷物運搬
11:00 スタッフに運営説明
11:45 受付開始
15:00 イベント終了
15:00 片付け開始
16:30 スタッフ解散
18:00 お風呂
20:00 就寝
04:00 起床
05:30 氷買い出し
06:00 現地到着
06:30 シート運搬
07:00 シート張り
10:00 スタッフ到着
10:00 荷物運搬
11:00 スタッフに運営説明
11:45 受付開始
15:00 イベント終了
15:00 片付け開始
16:30 スタッフ解散
18:00 自宅で荷物積み下し
19:00 レンタカー返却

 

4.当日準備から会場到着まで

 

レンタカーを1ヵ月以上前に予約しておく。

車種はハイエースで2日間利用(48時間)20:00~翌々20:00。

24時間営業の店舗なら21:00~、22:00~でも可。

 

 

レンタカーを借りて自宅で荷物を積み込む。

開催当日は会場にてスタッフ到着の10時までの時間、ひとりでシートを広げ場所取りするので、ホワイトシートやその他必要なものは、車の奥にしまわずにすぐに取り出せる配置に積み込む。

基本ワインから積み込み。

 

 

ワインの箱の上部には「泡3」などワインの種類と番号を記載しておく。

1日目の土曜日に使用するワイン。2日目の日曜日に使用するため初日は車内に保管したままにするワイン。ひと目で判別できるように色分けして記載しておく。

 

 

申込者リストを作成してプリントアウトする。

当日現金での申込者は色用紙にて事前決済の申込者と別にする。

ともに2部、計4部プリントアウトする。

五十音順に並び替える。

peatixの事前決済で募集する場合は、独自フォームを作成して氏名を記載してもらう。

独自フォームを使用しないと、申込者リストにpeatixでの登録ニックネームが表示されたり、姓名が逆になってたりして、当日受付でリストに該当者を見つけるのに混乱が生じる。

複数名で申込みの方は、別々で来られることもあるため、リストは(1)(2)(3)のように参加者ひとりに付きひとつのチェック項目があるようにする。

どこのサイトから申込されたのかわかるように記号を記載する。

前日24:00(金曜日の24:00)まで事前決済を受け付けると、夜0時をまわってから申込者リストを作成することになり、寝ずに出発することになるため、前日18:00で事前決済の申込みを締め切る設定にしておく。

peatixからダウンロードしたそのままの申込者リスト(五十音順ではなく申込順)も1部プリントアウトして持参する。

 

 

出発後、24時間営業にスーパーに立ち寄り、氷を64kg購入する。

クーラーバッグ8個に各8kg入れる。

用意するクーラーボックスの大きさや容量により、ブロックアイスも購入する。

ブロックアイスは長時間持つ。ただしワインクーラーに入れるのには適さない。

100L用クーラーボックス1つなら、ブロックアイス8kg+ロックアイス56kg。

 

同時にスーパーでミネラルウォーター(2L×12本)やお茶(2L×12本)を購入する。

先に購入して自宅に用意しておくのも可。

 

ワインを大量に積載しているため車が重く、ブレーキが利きにくいので注意して運転しながら会場に向かう。

興奮して自宅で睡眠が取れないだろうから、寝ずに出発して会場到着後、駐車場の車中で睡眠する選択肢もある。

 

会場の駐車場では、荷物運搬に適した通路に面した場所に停めれるよう、6時半までには到着するようにする。