表参道受付マニュアル

 

平日に開催されるシャルール表参道のルーターズ共催の会は、受付業務が他の会場と異なり以下2つの点が追加されます。


1.参加者選別
2.クローク

 

表参道でのスタッフをやることなった方は一読ください。それ以外の方は読む必要はありません。

 

参加者選別

 

2社共催のため受付をそれぞれ別に行います。

正しい方で受付をしてもらうため適切に誘導をします。

特に2社とも申込者リストに名前の無いお客さんは、正しくない方で受付をされないように最も注意ください。


2社共催ですが、それぞれ他社に送客してもらってるため、ソレイユとルーターズの名前すら知らないお客さんもいます。

・ソレイユ(イベンツ|スウィートテラス|その他)

・ルーターズ(街コンジャパン|その他)

ほとんどが上記5つのイベント会社からのお客さんです。


受付を右左どちらでしてもらうかの適切な誘導方法についての説明です。

ルーターズスタッフは

「ルーターズ、ソレイユ、どちらからの参加ですか?」

とお客さんに聞きますが、上記で述べたようにどちらの名前も知らないお客さんがいるため、そのように質問することは適切ではありません。

「(こんばんは~、本日2社共催です)お申込みされたサイト名はわかりますか?」

とお客さんに聞くのが適切です。

サイト名で判断して「では、こちらで受付します」と誘導してあげてください。

申込みしたサイト名を覚えていない方もいます。その場合は

「申込時の自動返信メール見せていただけますか?」

で確認してください。


申込されたサイト名を確認して受付を振り分ける方法ではなく、最初にお名前を聞いてしまう方法もあります。

お客さんにお名前を聞いて、ソレイユの申込者リストに名前が無かったら

「こちらお隣で受付します」

と左隣のルーターズ受付に流す方法です。

ソレイユのお客さんでも直前での申込者は、ソレイユの申込者リストに名前が無い場合がありますが、直前で申し込まれた方の大半はお客さんの方からそのように言ってくるので、ほぼ大丈夫です。


ルーターズからのHPで申し込まれた方は、事前決済が基本で当日現金払いの方は+500円の参加費となる設定です。

参加割引券を発行しているのでそれを利用して参加される方もいます。

このように、ソレイユとルーターズでは参加費も微妙に異なるため、間違ってソレイユ側で無い方のお客さんを受付しないよう注意ください。

申込者リストにお名前の無い方で、確実にソレイユ側のお客さんとわかる場合以外、お隣のルーターズに名前があるかチェックしてもらうか、または忙しそうなら受付完了後にお手隙でチェックしてもらってください。

同じくルーターズ受付にて、ルーターズ申込者リストに名前が無い場合は(そのようにしてた場合は)、ソレイユの申込者リストで確認してあげてください。

リストごとルーターズ受付スタッフに見せてあげても構いません。

クローク

 

希望者は1人500円でクロークに荷物を預けられます。貴重品もコートもまとめて預けられます。預けた後の出し入れは自由です。

連絡先交換で必要になるためスマホはご自身で持っていてもらいます。

参加申込者には、申込時の自動返信メールと前日案内メールにて、以下のように伝えています。

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【クローク】
あり(お一人様500円/希望者のみ)

お荷物を預けたい方は、受付で参加費を払う時にお申し付けください。
お一人様500円で預けることができます。希望者のみです。
お荷物を預けない方は、お荷物を会場内に置くことはできませんので、常に携帯ください。

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希望者は受付時に自主的に伝える。というルールですが、別途500円が掛かるため預けたがらない方も多いです。

受付時には「預けない」と言っても、後で「やっぱり預ける」という方もいます。

どう見ても預けた方がよさそうな方へは、預けた方がよいことをこちらから提案してあげてください。

「お荷物(別途)500円で預けられますが、いかがされますか?」

こちらから提案して「預けない」といったお客さんへは

「お荷物を会場内に置くことはできませんので、常に携帯ください。」

と案内メールと同じことを伝えてください。

これはルーターズ側からの要望です。預けた方と預けない方が不公平にならないためという理由もあります。

 

「もし預けたくなったら、またあとで預けることもできますので」

 

と伝えてあげるのも親切です。


クロークへ預けない方は、参加証のネックストラップのみを渡してください。

クロークへ預ける方は、参加証のネックストラップのほか、クローク札を渡してください。

「こちらクロークの札です。あちらでお荷物を預けてください」

申込者リストに誰がクローク代を払ったかの記入は不要です。

クローク代500円は全額ルーターズの売上になるため、ソレイユはルーターズ売上を一時的に受付時に預かるという位置付けです。

ソレイユ専用のクローク札を何番から利用して何番まで渡したかの判別で、何人分のクローク代を預かったのかカウントして、運営マネージャーが会計精算時に対応します。


受付一時中断

 

19:30になったら、自主的に受付を一時終了してサーブにまわってください。

19:30になる前でも、残りの参加者が3名になったり、サーブが忙しそうにしてたら受付を一時終了ください。

金庫は閉めるだけで受付に置いたままで構いません。

19:30以降に来られる方もいるので、受付エリアに目を光らせ来たら対応ください。


サーブ場所やサーブ方法は運営マネージャーに聞いてください。

 

 

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